Ostaminen vaatii uudenlaista osaamista

Milloin tietotekniikkapulmasta päästää yle-insinööri, milloin tebit-insinööri? Mitä hyötyä ul-koistamisesta on? Mitä käytännössä tarkoittaa, kun työtä YLEssä ei enää teekään yhtiön oma väki?

Palvelupäällikkö Leila Rimpilä ostaa tietotekniikan sovelluskehitykseen liittyviä palveluita entisiltä alaisiltaan. Kokemukset ovat sangen tuoreita. "Roolini muuttuu ehkä entistä enem-män YLEn edunvalvonnaksi. Henkilöjohtamisen sijaan painottuu asiajohtaminen", Rimpilä kuvaa.

Perusperiaate on se, että TEBIT vastaa verkon ja palvelinten toiminnasta, kun taas esi-merkiksi kuvan tai äänen käsittelyyn liittyvät ohjelmistot ovat YLEn insinöörien vastuulla. Uutisjärjestelmien it-taitajat ovat toimituksissa. Uuden yrityksen kanssa on tehty sopimuk- set 38 palvelusta, joita ovat mm. sähköposti, tv:n Plasma tai radion uutistoimituksen Ruto-järjestelmä. Sopimuksista suurin osa liittyy erilaisiin käyttöpalveluihin, loput uusien sovel-lusten suunnitteluun.

Tietohallintopäällikkö Antti Lamppula pitää it-kentän palveluiden täsmentymistä yhtenä ulkoistamisen etuna. "Ensimmäistä kertaa tehtävät on määritelty selkeästi. Oli tiedettävä, mitä olemme kovalla rahalla ostamassa."

YLEn it-infran suhteen ollaan poikkeuksellisen vaativia, lähetyskatkoksia ei saa tulla. Ison firman kumppanuudella halutaan varmistaa toiminta ja turvata osaaminen. Palvelimet ja verkko ovat Lamppulan mukaan nyt iltaisin ja viikonloppuisin paremmassa valvonnassa. "Saamme myös helpommin apua ruuhkahuippuihin kuten vaalien tulospalveluun" Lamppula sanoo. "Haittaa voi tuottaa se, että joustavuus ei kenties aina ole entistä laatua. Jos pal-velua pitää muuttaa, kyse on sopimuksen muuttamisesta. Kahvipöytäkeskustelu ei siihen enää riitä."

Uusi systeemi edellyttää ostajan osaamista; hyvää suunnittelua sekä seurantaa. Rimpilälle sovellusten ostaminen ei ole uutta, ulkopuolisia yhteistyökumppaneita on ollut useita en-nen TEBITiä. "Tärkeää on tehokas aikataulujen ja budjetin hallinta. Suunnittelu korostuu, jo-ten oman tietotaidon ylläpito on entistä merkittävämpää. Laadunvalvontaan saamme Tieto-Enatorin järjestelmistä parannusta, se on YLElle selvää kumppanuusetua", sanoo Rimpilä.

It-palveluissa tavoitteena on kustannussäästöjen sijaan pikemminkin kulujen uusjako. "Suunnittelupuoli on kulkenut liian pienissä kengissä", Lamppula arvioi. "Nyt käyttöpalvelut saadaan halvemmalla ja resursseja siirretään sovellusten kehittämiseen."

Pasilan kiinteistöjä on jo puolisentoista vuotta hoitanut YIT RAPIDOn väki. "Säästötavoit-teet on ylitetty ja palvelutaso on nyt mitoitettu oikein", sanoo kiinteistöpäällikkö Timo Laine. "Aiomme toimintoja vakioimalla edelleen säästää tuotantoeuroja ydinbisnekselle."

Kokemukset ovat Laineen mukaan muutenkin positiivisia. Työn ja sen tavoitteiden määrit-tely on tuonut tekemiseen uutta mielekkyyttä. "Vastuut niin YLEssä palveluita tilaavilla kuin nykyisillä YIT Rapidolaisilla ovat selkiytyneet. Tekijät ovat nousseet esiin ja osalle YLEstä siirtyneille uusi ura on poikinut uusia mahdollisuuksia." Laine korostaa työhön sitoutumista sekä kumppanin että tilaajan puolelta. Selkeät työtilaukset ja tarjouspyynnöt ovat hyvä pohja yhteistyölle, kuten myös ns. open books -periaate, joka mahdollistaa kumppanin kustannusten ja tuloslaskelman seurannan.

Toimintojen ulkoistamista edeltää yleensä pitkä selvitysten ja eri vaihtoehtojen pohdinnan vaihe, joka on henkilöstölle raskas. It-ihmiset olivat Lamppulan mukaan sekä muutosta vastaan että sen puolesta. "Osa näki uuden firman ammatilliset näkymät valoisampina, osa taas taas arvosti YLEä ja yleläisyyttään. Kun uusista järjestelyistä neuvotellaan, on tärkeää sopia yksityiskohtaisesti kaikesta kuntosalin käytöstä eläke-etuihin", Lamppula tiivistää.

"Tiedottamista ei voi koskaan olla liikaa, sillä muutokset tuottavat aina epävarmuutta ja -luottamusta", Laine toteaa. Joskus tosin suunnitelmista kertomista säätelevät vaikkapa kumppaniyrityksen pörssiyhtiön tiedottamiseen liittyvät salassapitosäännöt kuten TietoEnatorin tapauksessa.